Sistem de gestiune al conferintelor
Scopul principal al SGC-ului este Acela de a oferi posibiitatea de gestionare automata a diverselor aspecte legate de conferinte stiintifice. Prin “aspecte” se inteleg:
· autorii (cei care pot depune propuneri)
· membrii Comitetului de desfasurare
· actele prin care au fost depuse propunerile si meta-informatii despre acestea
· termenele *** a pentru diverse faze ale depunerior propunerilor
· asignarea propunerilor referentilor
· evaluarea termenelor *** a
· anuntarea rezultatelor in privinta validarii propunerilor
Odata cunoscuta lista de propuneri acceptate, trebuie decise sectiunile in care se imparte o conferinta (fiecare propunere acceptata va avaea loc intr-o sectiune). Fiecare participant la conferinta va trebui sa plateasca taxa de intrare. Participantii la conferinta pot fi de trei tipuri: presedinti de comisie, speakeri sau publicul larg.
Odata ce o comisie directoare decide sa organizeze o conferinta, informatii despre aceasta vor aparea pe site-ul conferintei. Informatia va include numele conferintei, data si ora la care aeasta va avea loc, apelul pentru depunerea de propuneri, termenele *** a, Comitetul de desfasurare, sectiunile conferintei si programul acesteia etc
Gestiunea informatiilor se desfasoara in trei etape, ele fiind precedate de una preliminara:
· membrii Comitetului de dsfasurare (inclusiv presedintele de comisie si vicepresedintii de comisie) isi uploadeaza urmatoarele date: nume, afiliere, adresa de e-mail, (adresa) propriei pagini web, username-ul si parola pentru inregistrare in sistemul current.
Observatie: presedintii sau vicepresedintii de comisie au posibilitatea de a modifica termene *** a, numai prin amanare).
Cele trei etape sunt dupa cum urmeaza:
1. Fiecare persoana interesata sa isi depuna propunerea (autor) trebuie sa isi creeze un cont in cadrul sistemului current, precizand si informatii precum numele, afilierea si adresa lor de e-mail. Odata ce ii este validat contul, un utilizator se poate loga si depune o propunere. Propunerea este compusa din doua parti: partea abstracta si informatii despre aceasta precum: numele propunerii, cuvinte cheie, subiectele ce vor fi abordate, lista autorilor si informatii despre acestia. In functie de conferinta, este posibil ca un utilizator sa isi uploadeze intreaga lucrare scrisa (propunerea), in format .pdf sau .msword. Uploadarea de propuneri trebuie facuta inainte de termenul *** a mentionat pe site-ul conferintei la sectiunea “Apel pentru depunerea de propuneri”. Este, de asemenea, posibil sa existe doua termene *** a diferite pentru depunerea abstractului si pentru cea a informatiilor legate de propunere.
2. Comitetul de desfasurare trebuie sa liciteze, sa aleaga care dintre propuneri sunt acceptate si care nu. Fiecare membru al Comitetului de desfasurare trebuie sa analizeze pe scur abstractul sau informatiile legate de propuneri pentru a decide daca este dispus sa analizeze cateva propuneri sau daca, din contra, refuza sa faca aceasta. Odata incheiat procesul de licitatie (exista un termen *** a pentru acesta), presedintele sau vicepresedintii de comisie asigneaza fiecarui evaluator propunerile pe care acesta trebuie sa le analizeze. De obicei, sunt trei evaluatori pentur fiecare propunere, dar pot fi si patru (in functie de “nivelul” conferintei). Calificativele care pot fi date sunt: strong accept, accept, weak accept, borderline paper, weak reject, reject si strong reject. Implicit, sunt acceptate propunerile pentru care nu au fost date deloc calificative cu “reject” si respinse acelea pentru care nu a fost dat niciun calificativ cu ”accept”. In cazul propunerilor pentru care nu s-a putut ajunge, conform celor de mai sus, al o decizie implicita, presedintlee si vicepresedintii de comisie le vor cere evaluatorilor sa discute mai detaliat asupra luarii deciziei de a le accepta sau nu. Daca nu s-a ajuns la un consens, este responsabilitatea presedintelui de comisie sa ceara o noua analiza din partea unui alt evaluator sau poate el insusi decide daca propunerea este acceptata sau respinsa. Calificativul de evaluare este justificat de catre un set de recomandari pe care fiecare evaluator il ataseaza unei propuneri care a fost analizata. Odata ce un evaluator isi uploadeaza feedback-ul legat de o anumita propunere, el va avea posibilitatea de a vedea ce au avut de spus ceilalti evaluator cu privire la respectiva propunere. Odata luata decizia de acceptare sau nu cu privire la o propunere, autorii acesteia sunt notificati prin mail. Doar propunerile acceptate si prezentate la conferinta vor fi publicate. Dupa primirea deciziei ca propunerea lor a fost acceptata, autorii acesteia sunt invitati sa si-o imbunatateasca in functie de recomandarile evaluatorilor. Membrii comtietului de desfasurare (cu exceptia presedintelui si a vicepresedintilor) pot ei insisi sa depuna propuneri, logandu-se pe conturi de autori. In acest caz, ei nu au dreptul de a sti cine sunt evaluatorii care le analizeaza lucrarea si nici discutiile dintre acestia.
3. Aceasta etapa se refera la conferinta in sine, in principal la prezentarea lucrarilor. In functie de numarul de participanti si de propuneri acceptate, conferinta va fi structurata pe diferite sectiuni, unele putand avea loc chiar in parallel. Fiecare sectiune trebuie supervizata de catre un presedinte de comisie, care este de obicei membru al Comitetului de desfasurare, inclusiv presedinti si vicepresedinti ai acestuia. Autorii care isi vor prezenta lucrarea se numesc speaker. Participantii la fiecare sectiune sunt de trei feluri: presedintele de comisie, speaker si publicul larg. In scopul asignarii salilor potrivite pentru fiecare sectiune, in cazul unor conferinteimpotante (cu sute de participant), acetsia (publicul larg?) sunt invitati sa specifice la care dintre sectiuni vor sa participle. Un speaker nu poate fi presedintele de comisie al sectiunii in care acesta isi prezinta lucrarea. De obicei, inainte de prezentarea propiu-zisa, speakerii isi uploadeaza pe site-ul conferintei continutul prezentarii in format .pdf sau .ppt(x).
Observatie: presdinte de comisie = session chair (un fel de presedinte in timpul d\sectiunii unei conferinte)
presedintele si vicepresedintii de comisie = chair and co/chairs (sefii Comisiei de desfasurare; sunt sefi globali)